La digitalización ha crecido rápidamente en los últimos años, provocando cambios dramáticos en la forma en que las empresas privadas y las instituciones estatales interactúan con los ciudadanos. Durante la epidemia, la mayoría de los empleados trabajan desde casa y envían grandes cantidades de documentos en línea, que deben procesarse de manera rápida y adecuada para garantizar que los procesos y los procesos comerciales funcionen normalmente y que el trabajo digital se acelere.
El método clásico de firma de documentos ha sido sustituido por la firma electrónica, que se considera un método eficiente y se ha vuelto hoy casi indispensable tanto para el sector público como para el privado. Las firmas electrónicas utilizadas junto con los certificados digitales cualificados hacen que los documentos firmados electrónicamente sean más difíciles de falsificar o alterar que los documentos generados y firmados físicamente en la versión clásica. Las ventajas del uso de firmas electrónicas incluyen: facilidad para legalizar documentos digitales, velocidad de transacciones, mejor visibilidad y supervisión.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un símbolo digital, utilizado para validar la autenticidad de los documentos digitales, teniendo el mismo valor legal que la firma holográfica, es decir, la clásica, que realizamos a mano. También llamada firma holográfica electrónica, es simple y fácil de usar y otorga a los documentos el mismo valor legal que las firmas y sellos utilizados tradicionalmente.
La Ley 455/2001 regula todo lo relacionado con la firma electrónica y la define como «dato en formato electrónico que se adjunta o asocia lógicamente a otros datos en formato electrónico (el documento que se firma) y que sirve como método de identificación». La misma ley 455/2001 también regula las condiciones que debe cumplir una firma electrónica, de forma acumulativa:
- está únicamente vinculado al firmante
- garantiza la identificación del firmante
- se crea por medios controlados exclusivamente por el firmante
- está vinculado a los datos en formato electrónico a los que se refiere, de forma que cualquier modificación posterior de los mismos sea identificable
Para poder utilizar la firma digital en línea, según la ley, el firmante debe poseer un dispositivo de creación de firma electrónica y actuar en nombre propio o en representación de un tercero.
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¿Qué significa firma electrónica?
El uso de firmas electrónicas equivale al proceso de autenticación de documentos electrónicos mediante certificados digitales cualificados. En la práctica, el proceso operativo se simplifica y, dado que los documentos de firma electrónica tienen el mismo valor legal que los documentos de firma tradicionales, las firmas digitales se pueden utilizar para interacciones entre ciudadanos, personas comunes y corrientes, personas físicas y agencias estatales.
Una firma electrónica demuestra que el documento digital fue preparado y realizado por el firmante y que el documento digital no ha sido alterado desde la firma electrónica.
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Tipos de firmas electrónicas
Según la ley 455/2001, que es, de hecho, una transposición a la legislación rumana del Reglamento de la UE no. 910/2014, existen tres tipos de firmas digitales:
- firma electrónica sencilla – se utiliza para firmar correos electrónicos, recibos, en general, documentos electrónicos de bajo riesgo. Se considera una firma electrónica con un nivel de confianza bajo.
- firma electrónica avanzada – utilizado para firmar documentos con un nivel de riesgo medio, tales como: declaraciones, avisos, cotizaciones, actas, solicitudes de licencia, formularios varios. Se considera una firma electrónica con un nivel medio de confianza.
- firma electrónica extendida – se utiliza para firmar documentos con un alto nivel de riesgo: contratos comerciales, contratos de crédito, contratos de trabajo y documentos adicionales, estados financieros anuales, informes de auditoría, mandatos de representación, contratos de mediación, documentos médicos (informes de análisis, boletos de admisión/externos), facturas fiscales y otros documentos en la relación de personas naturales y jurídicas con instituciones del Estado.
La firma electrónica extendida tiene como valor predeterminado la firma holográfica. Para los otros dos tipos de firma electrónica (simple y avanzada) se deberá realizar un peritaje técnico, siempre que sea necesario demostrar su valor legal.
Firma electrónica extendida
La firma electrónica extendida se genera mediante un dispositivo puesto a disposición de una persona (firmante) por un proveedor de servicios de certificación digital. ¿Qué significa firma electrónica extendida? Que el firmante puede firmar tanto en nombre propio como en nombre de una o más personas jurídicas. Los proveedores de servicios digitales ponen a disposición de los clientes un paquete que contiene tres elementos que una persona debe tener para utilizar una firma electrónica extendida:
- un dispositivo (token) asociado con un código PIN
- un certificado digital cualificado emitido por un proveedor de servicios de certificación después de que se haya verificado la identidad del firmante
- una aplicación de software de firma
La firma electrónica extendida se basa en un certificado digital cualificado (que proporciona el máximo nivel de confianza) y es emitida por un proveedor cualificado de servicios de confianza. Es una firma avanzada, emitida de acuerdo con el Reglamento Europeo eIDAS 910/2014, reconocida en todos los países miembros.
En Rumania, actualmente hay cinco proveedores certificados por el Ministerio de Comunicaciones y Sociedad de la Información, y GEO designó al Servicio Especial de Telecomunicaciones (STS) para convertirse en proveedor de sistemas de firma electrónica utilizados por instituciones y autoridades públicas. Aquí está la lista de proveedores certificados:
- CertSIGN
- Certificación Alfa Trust (Alfasign)
- DigiSign
- Trans velocidad
- Centro de Computo SA (Certidigital)
Certificado digital cualificado
Si tu quieres saber todo sobre firma electrónica ampliada, es necesario saber que lleva adjunto un certificado digital cualificado, para acreditar la identidad del firmante. El certificado digital cualificado es una recopilación de datos en formato electrónico, que certifica el vínculo entre el firmante y los datos de verificación de la firma digital, e incluye la siguiente información:
- nombre del firmante
- proveedor de servicios de certificación
- CNP del firmante
- Periodo de validez
- la firma electrónica ampliada del prestador de servicios de certificación
Obtención de la firma digital en línea
Para crear una firma digital, necesita:
- un certificado digital cualificado
- un dispositivo calificado de creación de firma
- una aplicación de software de firma
Las personas interesadas en obtener el certificado digital deberán realizar los siguientes pasos:
- Acceder al sitio web del prestador de servicios de certificación
- Elegir el tipo de certificado
- Selección de validez: uno, dos o tres años.
- Llenando el formulario de registro
- Descarga los documentos generados
- Acceder al correo electrónico y seguir los pasos necesarios para su identificación
Después de completar estos pasos, el solicitante recibirá el certificado en la dirección postal indicada y la entrega en el territorio de Rumania es gratuita.
Firma digital online: ventajas
Cuando quieres saber todo sobre la firma electrónica, también necesitas saber cuáles son las ventajas de utilizarla. El principal beneficio es la simplificación de las actividades diarias de las personas, especialmente desde un punto de vista burocrático o procesal. Otras ventajas son:
- Reducir los costos de impresión, escaneo y transporte de documentos.
- Certeza legal
- la ventaja de la velocidad: transmisión rápida de documentos
- garantizar la confidencialidad de los datos: pueden enviarse abiertamente sólo a los destinatarios, sin pasar por manos de terceros
- Seguridad de la firma manteniéndola inalterada.
- Cobertura en caso de litigio: la firma electrónica extendida tiene valor legal, al igual que una firma holográfica. Si la empresa o institución pública acaba ante los tribunales y se cuestiona la autenticidad de los documentos, la validez de la firma electrónica utilizada es fácil de probar y no puede ser cuestionada.
- firmar documentos en nombre de terceros, bajo ciertas condiciones
- agilizar el trabajo, los procesos y los procedimientos de trabajo
Error de firma digital CertSIGN
En Rumanía existen cinco proveedores certificados por el Ministerio de Comunicaciones y Sociedad de la Información, donde se puede adquirir la firma electrónica. Entre ellos se encuentra CertSIGN. Si quieres saber todo sobre la firma electrónica y los tipos de errores que pueden ocurrir al firmar documentos electrónicamente, muchas veces la gente pregunta qué es un error de firma digital CertSIGN. Puede ser una firma en pdf con o sin campo de firma, un error de firma no válida o una firma desconocida.
Soporte de CertSIGN
Si bien desea saber todo sobre las firmas electrónicas para entidades legales, también debería interesarle qué tipo de soporte CertSIGN puede obtener de este proveedor de servicios de certificación. Proporcionar a los clientes la información y los recursos más importantes para el uso de firmas electrónicas y certificados digitales. Podrá obtener información sobre la instalación del dispositivo y el cambio del código PIN, el uso de certificados de firma electrónica digital, su uso en la plataforma de la agencia estatal o el desbloqueo del dispositivo. Lo único que tienes que hacer es enviar un mensaje a la página web de la empresa y su personal se pondrá en contacto contigo y resolverá todas tus dudas.
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